Die ultimative CRM-Leitfaden: Neun entscheidende Phasen zur Optimierung deiner Vertriebsworkflows
Du bist im Vertrieb, hast dein eigenes Unternehmen, arbeitest mit deinem CRM-System und stellst dir die Frage: Was ist jetzt verdammt noch mal die beste Struktur, damit mir keine Leads und keine Deals mehr in Zukunft durch die Lappen gehen und vor allen Dingen, wie kann ich alles am besten kontrollieren? Keine Sorge, in diesem Blogpost werde ich dir die entscheidenden Phasen vorstellen, die du unbedingt in deinem CRM-System einstellen solltest, damit du in Zukunft bessere Workflows hast. Dieses Wissen kommt aus 14 Jahren Tech Sales Erfahrung und ich teile es hier kostenfrei mit dir. Also bleib dran und lass uns einsteigen!
Die Bedeutung eines gut strukturierten CRM-Systems
Du kennst das vielleicht auch: Es gibt unterschiedliche CRM-Systeme wie Salesforce, Pipedrive und HubSpot, um nur ein paar zu nennen. Am Anfang hast du einfach leere Masken, aber nichts ist eingestellt und nichts ist an deine Unternehmensprozesse angepasst. Die Frage, die sich nun stellt, ist: Welche Phasen nutze ich am besten, damit mir in Zukunft nichts mehr durch die Lappen geht und ich die volle Kontrolle behalten kann?
Denn am Ende des Tages möchtest du ein CRM-System, das dir zuarbeitet und nicht mehr Arbeit bringt. Es soll alles effizienter machen und natürlich für mehr Umsatz sorgen.
Meine Erfahrung im Tech Sales
Ich komme aus der Berliner Startup-Szene und bin seit 19 Jahren im Tech Sales tätig. Ich durfte Unternehmen wie Anpile, Personio, Statista und Booking Kit begleiten, um nur ein paar zu nennen. Auch mein eigenes Software-as-a-Service-Startup Earnio konnte ich siebenstellig skalieren, dank eines fantastischen Teams und bewährter CRM-Methoden, die ich seit 2010 nutze.
Es spielt keine Rolle, welches CRM-System du nutzt, ob Salesforce, Zoho, HubSpot oder Pipedrive. Wichtig ist, wie es eingerichtet ist. Viele haben großartige Tools, aber sie sind nicht richtig aufgesetzt, was zur Unübersichtlichkeit führt und dazu, dass Deals verloren gehen. Lass uns dies ändern!
Die klassischen Stations eines Leads
Wir starten mit einem Lead und dieser wird zu einem Deal oder einer Opportunity konvertiert. Darunter gibt es verschiedene Unterobjekte. Diese grundlegende Mythologie ist wichtig, um deine Phasen richtig anzulegen und zu strukturieren. Hier sind die entscheidenden Phasen für dein CRM:
Phase 1: Qualifizieren
Die erste Phase nimmt jeder Lead ein: Qualifizieren. Das Ziel in dieser Phase ist, dass du den Lead qualifizieren musst. Wenn du den Lead erreicht hast und er Interesse zeigt, ändert sich die Phase.
Phase 2: Termin setzen
Nach dem Qualifizieren kommt die Phase Termin setzen. Warum? Weil du jetzt bereits mit dem Lead gesprochen hast und einen Termin für ein weiteres Gespräch vereinbaren möchtest. Das hilft dir, deine Leads organisiert und effizient zu verwalten.
„Wenn du die Leads nicht in Phasen organisierst, wird viel Zeit und Effizienz im Vertrieb verschwendet.“
Phase 3: Lösung finden
Sobald du den Termin gesetzt hast, geht es in die Phase Lösung finden. Jetzt geht es darum, eine Lösung zur Zusammenarbeit zu finden. Denke immer in Zielen und nicht in dem, was bereits passiert ist.
Phase 4: Termin neu vereinbaren
Sollte der Termin ausfallen, wechselt der Lead in die Phase Termin neu vereinbaren. Dies ist wichtig, weil es immer wieder vorkommen kann, dass Termine nicht zustande kommen. Ein automatisiertes System sorgt dafür, dass solche Leads nicht vergessen werden.
Phase 5: Verloren
Es gibt immer die Möglichkeit, dass sich nach dem Gespräch herausstellt, dass es keine Zusammenarbeit geben wird. Dieser Lead geht dann in die Phase Verloren. Diese Leads sollten dennoch gut dokumentiert und für spätere Nachverfolgung archiviert werden.
Follow-Up Date: Ein unverzichtbares Feld
Extrem hilfreich sowohl auf Lead- als auch auf Deal-Ebene ist das Follow-Up Date. Es hilft dir, kontinuierlich den nächsten Schritt zu planen und zu wissen, wann du wieder nachfassen musst. Dadurch vermeidest du es, zu viele Aufgaben zu erstellen, die du später vielleicht nicht mehr abarbeiten kannst.
Nutzen des Follow-Up Dates
Ein Lead sagt dir, er ist im Urlaub und du sollst nächste Woche anrufen? Einfach das Follow-Up Date setzen und die Phase ändern. Wenn du ins Büro kommst, weißt du genau, welche Leads du kontaktieren musst.
Weitere nützliche Felder und Reports
Neben dem Follow-Up Date gibt es noch weitere Felder, die du in deinem System nutzen solltest. Ein Beispiel ist das Meeting Date, das hilfreich ist für Tagebuch-artige Reports zur Nachverfolgung von Terminen. Damit kannst du sehr genau sehen, welche Leads sich in den vergangenen Meetingphasen befinden und was als nächstes getan werden muss.
> Beispiel-Report mit Follow-Up Dates und Meeting Dates.
CRM-Discovery-Details
Wichtige Details wie Herausforderungen des Kunden, Schmerzpunkte, Anforderungen und Einkaufsprozesse sollten sorgfältig im CRM festgehalten werden. Das hilft nicht nur dem Vertriebler, sondern auch dem gesamten Team und sogar dem Marketing.
Lead-Konvertierungen
Sobald alle Rahmenbedingungen gegeben sind, kann der Lead konvertiert werden. Er wird ein Account, ein Kontakt wird erstellt und eine Opportunity oder ein Deal wird angelegt. Dies ist jetzt das relevante Objekt, auf das der Umsatz gemessen wird: Angebot senden.
Trial-Accounts und Verträge
Je nach Geschäftsmodell variieren die nächsten Schritte. In der Software-as-a-Service-Welt könnte dies das Senden eines Trial-Accounts sein oder das Abschluss eines Vertrages. Auch hier setzen wir wieder Ziele und halten den nächsten Schritt fest.
Phasen der Opportunity
Nachdem die Opportunity erstellt wurde, geht es um:
Angebot senden
Vertrag senden
Closed won oder closed lost
Kontrolle und Disziplin
Die Pflege und Disziplin im Umgang mit dem CRM-System sind entscheidend. Smarte Dashboards und Reports helfen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht.
„Mit einem guten CRM-System und einer klaren Struktur kannst du sicherstellen, dass dir nichts durch die Lappen geht.“
Zusammengefasst, die Lead-Phasen sind:
Qualifizieren
Termin vereinbaren
Lösung finden
Termin neu vereinbaren
Verloren
Und die Opportunity-Phasen:
Angebot senden
Vertrag senden
Closed won
Closed lost
Das Integrieren von Datumsfeldern wie dem Termindatum oder Follow-Up Date sowohl auf Lead- als auch auf Deal-Ebene hilft dir, nichts zu übersehen und sorgt für eine bessere Organisation.
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Hier findest du eine Playlist zu CRM-Videos von mir, die ich bereits gemacht habe.
Ich freue mich auf dein Feedback und deine Fragen. Lass uns gemeinsam dafür sorgen, dass dein CRM-System dich unterstützt und dir den Arbeitsalltag erleichtert!